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貸し会議室稼働状況 - コロナウィルス対策、SPACEEトラブル発生 - 2020年04月26日 - 05月16日

貸し会議室サービス稼働状況

2020年04月26日~05月16日までの稼働状況と今後の運営指針について、状況をお伝えしていきます。

会議室の概要
  • 神奈川県某所にて運営
  • 駅から徒歩6分
  • 広さ25㎡
  • 大利用者数 8名 *要望があり、椅子は一応12名分用意
  • 料金体系 平日 約950円 、 休日 約1,400円 *予約サイトにより異なります。

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稼働目標

1日の平均稼働時間

  • 平日 : 5時間 以上
  • 休日 : 6時間 以上

対策状況

前回課題としてあげたのは下記対策でした。

  1. Web面談に必要な機材の検討、購入準備

  2. 部屋の模様替え

Web面談の機材準備については、購入手配が完了し、納入待ちの状態です。納入され次第会議室のほうへ搬入予定となっています。

また長期的、かつ継続的に実施予定の部屋の模様替えですが、床の貼替を検討中です。検討も兼ねて床の貼替について色々と勉強しているのですが、「restachannel」という動画サイト(Youtube)が凄いオススメでした。

床の貼替については、会議室以外でもつかうこともあると思いますので、皆さま興味があればご覧ください。

www.youtube.com

www.youtube.com

 

 

直近の稼働実績(1) 04月26日~05月02日

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[ 合計稼働時間 ]

  • 平日 : 29時間
  • 休日 : 31時間(5/2は終日予約)

[ 平均稼働時間 ]

  • 平日 : 5.8時間
  • 休日 : 15.5時間

GWは需要少ないのが恒例なのですが、利用者がかなり入りました。休日まで埋まっている状態で4月最大の稼働状態となりました。

今までの対応が効果を出している一面もあるかと思いますが、GWの状況自体いつもと変化しているようでした。

直近の稼働実績(2) 05月03日~05月09日

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[ 合計予約時間 ]

  • 平日 : 21.5時間
  • 休日 : 3時間

[ 平均稼働時間 ]

  • 平日 : 4.3時間
  • 休日 : 1.5時間

5月に入って通例のGWの状況になってます。平日については偏ってはいるもの、そこそこの稼働でした。上記の図には入っていないのですが、深夜の利用が若干入りました。

深夜の一人勉強でのご利用も稀ですが、ありますね。

今週の状況、並びに週末までの予約状況 05月10日~05月16日

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[ 合計予約時間 ]

  • 平日 : 25時間
  • 休日 : 5.5時間(5/10の深夜予約がありました)

[ 平均稼働時間 ]

  • 平日 : 5時間
  • 休日 : 2.7時間

平日はギリギリ目標稼働、休日は未達という状態でした。

ただ、今週の稼働がよくないのは別の理由がありまして、SPACEEというサイトからの予約が統合管理されているカレンダに反映されない(ダブルブッキングの可能性が発生してしまう)、予約連絡がこないというトラブルが多発しており、その対応に追われていました。

これについは後述致します。

今後の対策

 

SPACEEについて状況を報告していきたいと思います。

前述の通り、SPACEEから入った予約が正常に動作せず、予約について予約完了の連絡が来ていないことや、統合管理しているカレンダに予約が反映されないということが何度か発生していました。

結果、予約までに会議室を利用するための準備(常にやるのはリモートからの解錠ぐらいですが)が間に合わなかったり、そのお客様とのやりとりをする必要が発生したりという状況でした。

また統合管理しているカレンダに反映されない事象についても、こちらからカレンダに別途手動での予約を入れないとダブルブッキングの可能性があり(他のサイトから入れられてしまう)、頻繁に監視する必要がある状態で、現在SPACEEに対応を求めています。一旦改善頂いた以降は再発していない状態です。

皆様もSPACEEをご利用の方は上記のような状況が発生しているので、注意してください。

 

1週間程度の周期にて、状況報告を実施していく予定です。